บทที่ 6

การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวกับการจัดสัมมนา

การจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา
เอกสารที่ต้องจัดทำ ประกอบด้วย

1. โครงการสัมมนาและแผนปฏิบัติงาน
2. เอกสารประกอบการสัมมนา
3. รายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนาและหนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา
4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน
5. หนังสือขออนุมัติงบประมาณ
6. หนังสือเชิญประธานและหนังสือเชิญวิทยากร
7. คำกล่าวรายงาน – คำกล่าวเปิด – ปิด
8. หนังสือขอบคุณ
9. การประเมินผลการสัมมนา
10. เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา

1. โครงการสัมมนาและแผนปฏิบัติงาน
เป็นส่วนสาระสำคัญที่มีความจำเป็นที่สุด จัดทำเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจอนุมัติ

วัตถุประสงค์ของการเขียนแผนปฏิบัติงาน
เป็นการวางแผนการทำงาน
ทำให้ทราบขั้นตอน / ระยะเวลา
สามารถติดตามงานได้
สามารถแก้ไขปัญหาได้
ทำให้แต่ละฝ่ายเข้าใจงานที่จะปฏิบัติตามลำดับก่อน-หลัง

รูปแบบและวิธีการเขียนโครงการสัมมนา ประกอบด้วย
1. ชื่อโครงการ / สั้น / สร้างความสนใจ
2. หลักการและเหตุผล / ความเป็นมาและสถานการณ์ปัจจุบัน / ปัญหา อดีต - วิธีแก้ / แนวทางในการแก้ไข / ความจำเป็นในการจัดสัมมนา
3. วัตถุประสงค์ / กะทัดรัด / ชัดเจน / เข้าใจง่าย / มีความเป็นไปได้ / วัดและประเมินผลได้ / ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้
4. เป้าหมาย - เป็นปลายทางของการจัดสัมมนา บ่งชี้ความสำเร็จ ทั้งด้านปริมาณ / ด้านคุณภาพ
5. ลักษณะโครงการ / โครงการต่อเนื่องหรือโครงการใหม่
6. ผู้รับผิดชอบโครงการ / กลุ่มบุคคล / หน่วยงาน / องค์กร ตั้งแต่เริ่ม-สิ้นสุดการจัดสัมมนา
7. วิธีดำเนินการ / ลำดับขั้นตอนการทำงาน (Gantt Chart)
ขั้นเตรียมการ เช่น การวางแผนกำหนดโครงการ / ประชุมแต่งตั้งคณะกรรมการ / เขียนโครงการเสนอตามลำดับ / ประชุมติดตามงานแต่ละฝ่ายหาข้อบกพร่องเพื่อแก้ไข
ขั้นดำเนินการ เช่น เชิญวิทยากร / ประชาสัมพันธ์ / จัดสถานที่ / ดำเนินการจัดสัมมนา / ติดตามประเมินผล / สรุปผลการจัดสัมมนา / เสนอเอกสารสรุปการจัดสัมมนา / เผยแพร่เอกสารสรุปผลฯ
8. ระยะเวลาดำเนินงาน / ระยะเวลาทั้งหมดของการจัดสัมมนา ตั้งแต่วางแผนจนกระทั่งดำเนินการเสร็จ
9. สถานที่ดำเนินการ / สถานที่ใช้จัดสัมมนา ที่-ห้อง-ชั้น อย่างไร เช่น ขนาดของห้อง / จำนวนคน (เพศ-วัย-การศึกษา) / การคมนาคม ใกล้-ไกล-แหล่งชุมชน / บรรยากาศ
10. งบประมาณ / ค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา รวบรวมค่าใช้จ่ายจากแต่ละฝ่าย ตามความเหมาะสม / งบประมาณที่ใช้ เช่น เงินบำรุงการศึกษา เงินบริจาค เงินสนับสนุน เงินค่าลงทะเบียน เงินกองทุน ฯลฯ
11. การติดตามและประเมินผล เพื่อให้ทราบว่าสามารถบรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ การประเมินผลจาก การสังเกต / สำรวจ / สัมภาษณ์ / วิเคราะห์
12. ผลที่คาดว่าจะได้รับ / การคาดคะเน ประโยชน์หรือเกิดผลดีหรือผลพลอยได้จากโครงการ

รูปแบบการเขียนโครงการสัมมนา
โครงการ (ชื่อโครงการ)

หลักการและเหตุผล
ความเป็นมา ของปัญหา และแนวทางในการแก้ปัญหา ...…..…..
วัตถุประสงค์
1…………….
เป้าหมาย
1. ด้านปริมาณ
2. ด้านคุณุภาพ
ลักษณะโครงการ ……….ต่อเนื่อง หรือ ใหม่
ผู้รับผิดชอบโครงการ
1………………………………..
วิธีการดำเนินการ
1. ขั้นเตรียมการ
1.1……………….

2. ขั้นดำเนินการ
2.1 ………………..
ระยะเวลาดำเนินการ
…………………………………………………………………………………………..
สถานที่ดำเนินการ
ณ ห้องประชุม………… อาคาร …….. ชั้น ……….. ที่อยู่ …………………………..
งบประมาณ
………………………………………………………………………………………………...
การติดตามผลการดำเนินการ
โดยวิธีการ ………………………………………………………………………………….
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
1……………………………..

ลงชื่อ ………………. ลงชื่อประธานโครงการ
ลงชื่อ ………………. ลงชื่อผู้อนุมัติโครงการ

แผนปฏิบัติงาน / ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีระยะเวลากำหนด ประกอบด้วย
แผนปฏิบัติงานของโครงการ
แผนปฏิบัติงานของหน่วยงานย่อย

บางโครงการเขียนไว้ที่ขั้นตอนการดำเนินการ (Gantt Chart) แต่ละแผนปฏิบัติงานย่อย จะแยกไว้ต่างหาก

2. เอกสารประกอบการสัมมนา

จัดทำขึ้นเพื่อแจกผู้เข้าร่วมสัมมนา
เป็นข้อมูลสำคัญของสภาพปัญหา หรือหนทางแห่งการปฏิบัติเกี่ยวกับหัวเรื่องการจัดสัมมนา (ไม่ใช่เอกสารที่สมบูรณ์ แต่เป็นส่วนเสริมหรือแนวทางนำไปสู่การสัมมนาเพื่อหาข้อสรุปที่เหมาะสม)
ประโยชน์
ทำใหผู้ร่วมสัมมนา เกิดความเข้าใจในเรื่องที่จะสัมมนา / ทราบช่องทางของปัญหา / ได้แนวคิดเพื่อนำปัญหาไปวิเคราะห์ และร่วมอภิปราย / เข้าร่วมการสัมมนาได้อย่างถูกต้อง
ลักษณะของเอกสาร ประกอบด้วย
1. สภาพปัญหา ของหัวเรื่องที่จัดสัมมนา ผู้จัดทำเอกสารต้องศึกษาหาข้อมูลที่เป็นปัญหาให้มาก มีแหล่งที่มาหรืออ้างอิงของข้อมูล นำมาสรุปและเขียนเอกสารใหม่ โดยนำปัญหาที่ค้นคว้ามาทำการวิเคราะห์ปัญหาเพิ่มเติมร่วมกับคณะกรรมการ ให้ได้เอกสารที่มีความเป็นไปได้มากที่สุด
2. ความสำคัญของเรื่องที่จัดสัมมนา มีสาระสำคัญจากแนวคิดและเทคโนโลยีใหม่ๆ มีหลักฐาน สถิติ หรือ อ้างอิง แสดง ความน่าเชื่อถือ
3. วัตถุประสงค์ของการดำเนินการสัมมนา มุ่งไปที่การพัฒนาผู้เข้าร่วมสัมมนา 3 ด้าน คือ ความรู้ ความคิด และทักษะ
4. ข้อเขียนของผู้ทรงคุณวุฒิ หรือผู้เชี่ยวชาญ
5. โครงการ / กำหนดการสัมมนา / วิทยากร
6. รายชื่อผู้ให้การสนับสนุน

3. รายชื่อและหนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา
มีรายชื่อบุคคลที่จะเข้าร่วมสัมมนา / จำนวน และทำหนังสือเชิญผู้เข้าร่วมสัมมนา โดยมีสาระสำคัญของหนังสือเชิญ ประกอบด้วย

(ส่วนหัวหนังสือ) ครุฑ / เลขที่ …. / หน่วยงาน / วันที่
เรื่อง เชิญเข้าร่วมสัมมนา
เรียน ……………..
สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการ ……………………. จำนวน …. ชุด

(ข้อความ – กล่าวถึงสาระการสัมมนา เหตุผลที่ต้องจัด/เรื่อง/ วัน เวลา สถานที่ / ผู้ประสานงานในการสำรองที่นั่ง ..…. หมายเลขโทรศัพท์ …. กำหนดวันที่ ……..…)

จึงเรียนมาเพื่อเข้าร่วมสัมมนา
(ลงชื่อ)……………………………..
(……………………………)
(ตำแหน่ง) ประธานโครงการ

(ส่วนท้ายหนังสือ สถานที่ติดต่อ ชื่อหน่วยงาน / โทรศัพท์ / อีเมล์)

4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน

คณะกรรมการได้มาโดยการเลือกจากสมาชิก หรือเจ้าของงานพิจารณาตามความเหมาะสม
มีความเหมาะสมระหว่างคนกับงาน / ความความถนัดในงาน
คณะกรรมการ ประกอบด้วย ประธาน /รองประธาน/ หัวหน้าฝ่าย / ผู้ช่วยหัวหน้าฝ่าย / สมาชิก ฯลฯ
นำคณะกรรมการดังกล่าว จัดทำหนังสือแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ
ลักษณะของคำสั่ง ประกอบด้วย
คำสั่ง โครงการ……………..
เรื่อง แต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการ
ที่ ………/ 2547
-----------------------------
ตามที่……………………………………………….…………. จึงขอแต่งตั้งคณะกรรมการดังมี
รายนามต่อไปนี้
1. ประธานที่ปรึกษาโครงการ ……………………………… มีหน้าที่ ……………….
2. รองประธานที่ปรึกษาโครงการ ………………………… มีหน้าที่ ……………….
3. ฝ่าย……………….. มีหน้าที่ ………………………………………….ประกอบด้วย
3.1 ……………………….. หัวหน้า
3.2 ……………………….. ผู้ช่วยหัวหน้า
3.3 ……………………….. กรรมการ
ให้คณะกรรมการ ……………………………………………………………………

(ลงชื่อ) ……………...………………………
(……………..…………………..)
(ตำแหน่ง) …………………………………...

5. หนังสือขออนุมัติงบประมาณ

เป็นหนังสือเพื่อขออนุมัติงบประมาณสำหรับเตรียมหรือใช้จ่ายในโครงการที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
บางหน่วยงาน ถ้าโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว จะถือว่างบประมาณได้รับการอนุมัติไปด้วย สามารถ
ดำเนินการตามโครงการ เช่น จัดซื้อ จัดจ้าง เบิกจ่ายค่าล่วงเวลา ฯลฯ หรือ
ยืมเงินสำรองจ่ายในโครงการ
หนังสือที่ขออนุมัติ ถ้าเป็นหน่วยงานคนละสังกัด จะทำใน รูปแบบหนังสือราชการ แต่ถ้าสังกัดเดียวกันจะทำเป็นบันทึกข้อความ โดยให้แนบโครงการที่ได้รับการอนุมัติไปด้วย
ลักษณะของหนังสือฯ ประกอบด้วย
(ส่วนหัวหนังสือ) ครุฑ / เลขที่ …. / หน่วยงาน / วันที่

เรื่อง ขออนุมัติงบประมาณ หรือ ขออนุญาตยืมเงินสำรองจ่าย
เรียน ……………..
อ้างถึง โครงการ ……….
สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการ ……………………. จำนวน …. ชุด

(ข้อความ / เนื้อหา เหตุผลของการอนุมัติ/ยืม วันที่ สถานที่ จำนวนเงิน …)

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

(ลงชื่อ)……………………………..
(……………………………)
(ตำแหน่ง) ประธานโครงการ

(ส่วนท้ายหนังสือ สถานที่ติดต่อ ชื่อหน่วยงาน / โทรศัพท์ / อีเมล์)

6. หนังสือเชิญประธานเปิด-ปิดการสัมมนา

จัดทำโดยฝ่ายเลขานุการ ใช้รูปแบบหนังสือออกหรือบันทึกข้อความ เช่นเดียวกับหนังสือขออนุมัติงบประมาณ ประกอบด้วย

(ส่วนหัวหนังสือ) ครุฑ / เลขที่ …. / หน่วยงาน / วันที่

เรื่อง ขอเชิญเป็นประธานในพิธีเปิด / ปิด การสัมมนา
เรียน …………….. (ระบุชื่อ)
สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการ / กำหนดการ / แผนที่สถานที่สัมมนา
(ข้อความ ย่อหน้าแรก เนื้อหา ที่มาของการจัดสัมมนา ใครจัด วัตุถุประสงค์ สถานที่ วันที่ เวลา)
(ย่อหน้าสุดท้าย กล่าวเรียนเชิญ)

ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)……………………………..
(……………………………)
(ตำแหน่ง) หน่วยงาน / ประธานโครงการ

(ส่วนท้ายหนังสือ สถานที่ติดต่อ ชื่อหน่วยงาน / โทรศัพท์ / อีเมล์)

6. หนังสือเชิญวิทยากร
จัดทำโดยฝ่ายเลขานุการ ใช้รูปแบบหนังสือออกหรือบันทึกข้อความ เช่นเดียวกับหนังสือขออนุมัติงบประมาณ ประกอบด้วย

(ส่วนหัวหนังสือ) ครุฑ / เลขที่ …. / หน่วยงาน / วันที่

เรื่อง ขอเชิญเป็นวิทยากร
เรียน …………….. (ระบุชื่อ)
สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการ / กำหนดการ / แผนที่สถานที่สัมมนา
(ข้อความ ย่อหน้าแรก เนื้อหา ที่มาของการจัดสัมมนา ใครจัด วัตุถุประสงค์ )
(ย่อหน้าที่สอง ระบุ ถึงวิทยากรมีความสามารถในเรื่องดังกล่าว / ระบุผู้ฟัง / จำนวน สถานที่ วันที่ เวลา )
(ย่อหน้าสุดท้าย กล่าวขอบคุณ)
ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)……………………………..
(……………………………)
(ตำแหน่ง) หน่วยงาน / ประธานโครงการ

(ส่วนท้ายหนังสือ สถานที่ติดต่อ ชื่อหน่วยงาน / โทรศัพท์ / อีเมล์)

7 . คำกล่าวรายงาน

คำกล่าวรายงาน ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องจัดเตรียมให้เรียบร้อยและสอดคล้องกับการจัดสัมมนา เป็นพิธีการแรกของพิธีเปิดสัมมนา สำหรับกล่าวรายงานต่อประธาน / วิทยากร ผู้ดำเนินรายการ และผู้เข้าร่วมสัมมนา ประกอบด้วย
คำขึ้นต้น (กล่าวถึงประธานผู้เปิดงาน วิทยากร และผู้เข้าร่วมสัมมนา)
เนื้อหา /ที่มาและวัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนา / ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับในการจัดสัมมนา
เรียนเชิญท่านประธานได้ให้เกียรติกล่าวเปิดการสัมมนา
ลักษณะของคำกล่าว ประกอบด้วย
คำกล่าวรายงาน การสัมมนา….
เรื่อง …………………………..

เรียน ท่าน(ตำแหน่งประธาน)
ท่าน (ผู้ติดตามประธาน หรือ ฯลฯ ตามตำแหน่ง….)
ท่าน (วิทยากร)
……… และผู้มีเกียรติ ที่เคารพทุกท่าน

ดิฉัน / กระผม (บอกชื่อ…….) ในนามของ………………………… การจัดสัมมนา…………………………….ในครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1. ……………………….. (สามารถมีหน้าย่อหน้าตามเนื้อหาที่เหมาะสม)
เพื่อเป็นสิริมงคล……….. แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา ดิฉัน/กระผม ขอกราบเรียนเชิญ (ยศ - ชื่อ - ตำแหน่ง ของประธาน) ได้โปรดกล่าวเปิดงานสัมมนา…………….. ในครั้งนี้ ขอกราบเรียนเชิญ ค่ะ/ครับ

คำกล่าวเปิด
คำกล่าวเปิด เป็นพิธีการที่สอดคล้องและต่อเนื่องจากการกล่าวรายงาน โดยประธานจะเป็นผู้กล่าว
ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องจัดเตรียมให้เรียบร้อย และจัดส่งให้ประธานได้อ่านก่อนการกล่าวเปิด ประกอบด้วย
คำขึ้นต้น (ผู้เข้าร่วมสัมมนา พูดถึงตำแหน่งโดยภาพรวม)
เนื้อหา /อรัมภบทจากคำกล่าวรายงาน / จับประเด็นจากเนื้อเรื่อง สอดแทรกวิสัยทัศน์ แง่คิดแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา)
สรุปปิดท้าย แสดงความยินดีต่อคณะกรรมการจัดงาน อวยพรให้บรรลุวัตถุประสงค์การจัดสัมมนา และกล่าวเปิดการสัมมนา
ลักษณะของคำกล่าว ประกอบด้วย
คำกล่าวเปิด การสัมมนา
เรื่อง …………………………..

ท่านผู้บริหาร
ท่านวิทยากร
…… ท่านผู้มีเกียรติและผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่าน

ข้าพเจ้า (ยศ ชื่อ ตำแหน่งประธาน) ในนามของ………………………… ขอขอบคุณที่ได้รับเกียรติให้มาเป็นประธานการจัดสัมมนาในครั้งนี้ ข้าพเจ้ารู้สึกยินดี …………………………….

บัดนี้ ได้เวลาอันสมควรแล้ว ข้าพเจ้าขอเปิดการสัมมนาเรื่อง …………….. ขอให้การจัดสัมมนาในครั้งนี้ ประสบความสำเร็จและบรรลุวัตถุประสงค์ดังที่คาดหวังทุกประการ

คำกล่าวรายงานผลการสัมมนา
คำกล่าวรายงานผลการสัมมนา เป็นพิธีการก่อนสุดท้ายของการจัดสัมมนา
ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องจัดเตรียมให้เรียบร้อย และจัดส่งให้ผู้ที่จะกล่าวรายงานต่อประธานในพิธีปิด ประกอบด้วย
คำขึ้นต้น (ประธานผู้ทำหน้าที่ปิด / วิทยากร และผู้เข้าร่วมสัมมนา)
เนื้อหา /อรัมภ สั้น กะทัดรัด กล่าวถึง เรื่อง / ผู้จัด / เวลา / สรุปผลการจัดบรรลุตามวัตถุประสงค์และเสร็จสิ้นอย่างไร)
สรุปปิดท้าย เรียนเชิญท่านประธานได้กล่าวปิดการสัมมนา
ลักษณะของคำกล่าว ประกอบด้วย
คำกล่าวรายงานผลการจัดสัมมนา
เรื่อง …………………………..

เรียน ท่าน(ตำแหน่งประธาน)
ท่าน (ผู้ติดตามประธาน หรือ ฯลฯ ตามตำแหน่ง….)
ท่าน (วิทยากร)
……… และผู้เข้าร่วมสัมมนา

การสัมมนาเรื่อง ……………… ซึ่งจัดโดย ………………. เป็นเวลา …… วัน ขณะนี้ได้ถึงช่วงท้ายของการจัดสัมมนา แล้ว ข้าพเจ้าและคณะผู้ดำเนินการจัดสัมมนา ขอรายงานสรุปผลการจัดสัมนา ดังนี้
โดยภาพรวม วิทยากร สถานที่ อาหาร ที่พัก เอกสาร การบริการ อยู่ในเกณฑ์ดี ได้รับการเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมสัมมนา…………………….
(ช่วงของการมอบของที่ระลึก ฯลฯ ………….. เรียนเชิญผู้ที่ไม่ใช่ประธานมอบ)
นับได้ว่า การจัด…………………..ได้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และเพื่อเป็นการให้เกียรติแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา ขอกราบเรียนเชิญท่านประธานได้โปรดกล่าวปิดการสัมมนาในครั้งนี้ด้วย ขอกราบเรียนเชิญ ค่ะ/ครับ

คำกล่าวปิด
คำกล่าวปิด เป็นพิธีการสุดท้ายของการจัดสัมมนา โดยประธานจะเป็นผู้กล่าว
ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องจัดเตรียมให้เรียบร้อย และส่งมอบให้ประธานได้อ่านก่อนการกล่าวปิด ซึ่งจะต้องเขียนให้สอดคล้องกับคำกล่าวรายงานผลการดำเนินงาน ประกอบด้วย
คำขึ้นต้น (ผู้เข้าร่วมสัมมนา พูดถึงตำแหน่งโดยภาพรวม)
เนื้อหา /อรัมภบทอ้างจากคำกล่าวสรุปรายงาน / ชี้ถึงความสำเร็จในการจัด การให้ความร่วมมือ และแนวทางที่ได้จากการจัดสัมมนานำไปใช้ให้เกิดประโยชน์
สรุปปิดท้าย เป็นการอวยพร และกล่าวปิดการสัมมนา
ลักษณะของคำกล่าว ประกอบด้วย
คำกล่าวปิด การสัมมนา
เรื่อง …………………………..

ท่านผู้ดำเนินการจัดสัมมนา
ท่านวิทยากร
…… และผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่าน.

จากคำกล่าวรายงานสรุปผลฯ ……………… ทำให้ทราบว่า การจัดสัมมนาเรื่อง ………………. ได้บรรลุวัตถุประสงค้เป็น …………... ขอบคุณคณะผู้ดำเนินการฯ และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าการจัดสัมมนาในครั้งนี้จะเป็นแนวทางที่จะนำไปพัฒนา…………………………………… ขออำนวยพรให้ทุกท่านจงประสบแต่ความสุข ความเจริญ และเดินทางกลับโดยสวัสดิภาพ

8. หนังสือขอบคุณ
จัดทำขึ้นเพื่อขอบคุณผู้มีอุปการะคุณ เช่น วิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ เป็นหนังสือที่ควรทำเป็นอันดับแรกสุด ใช้เป็นตัวแทนการขอบคุณ ที่เป็นมารยาทที่ดี เพื่อให้เกียรติ ยกย่อง และสร้างความประทับใจ ลักษณะหนังสือเป็นหนังสือออกหรือบันทึกข้อความ ประกอบด้วย

(ส่วนหัวหนังสือ) ครุฑ / เลขที่ …. / หน่วยงาน / วันที่
เรื่อง ขอขอบคุณ
เรียน (ผู้มีอุปการะคุณ ระบุชื่อวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ)
(เนื้อหา อารัมภบท ถึงเรื่อง / สถานที่ / และวิทยากรที่ได้ให้เกียรติไปเป็น...วิทยากร ….. ผลของการจัดก่อให้เกิดประโยชน์ ………)
(ย่อหน้าสุดท้าย กล่าวขอบคุณ และกล่าวถึงโอกาสต่อไป)

ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)……………………………..
(……………………………)
(ตำแหน่ง) หน่วยงาน / ประธานโครงการ

(ส่วนท้ายหนังสือ สถานที่ติดต่อ ชื่อหน่วยงาน / โทรศัพท์ / อีเมล์)


9. การประเมินผลการสัมมนา

การประเมินผลการสัมมนา
จัดทำหรือสร้างแบบประเมินผล และนำมาใช้ตลอดช่วงเวลาการจัดสัมมนา เช่น วันแรก / แต่ละวัน / วิทยากรแต่ละคน / วันสุดท้าย
ให้แจ้งพิธีกร ชี้แจงทำแบบสอบถาม การรวบรวม ส่งคืน ที่ไหน เมื่อไหร่ ให้ชัดเจน
นำแบบสอบถามไปทำการวิเคราะห์ทันที มอบให้เลขานุการจัดเก็บไว้เพื่อสรุปรายงานผล (ควรดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนพิธิปิด)

10. เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา
เอกสารสรุปผลการสัมมนา จัดทำเมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการสัมมนา ถัดจากหนังสือขอบคุณ เป็นการรวบรวมเอกสารสำคัญในการจัดสัมมนา เรียบเรียง จัดรูปเล่ม และจัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งห้องสมุดในสถาบันการศึกษา หน่วยงานภาครัฐและเอกชน ประกอบด้วย

โครงการสัมมนา
คำกล่าวรายงาน และคำกล่าวเปิดการสัมมนา
รายงานการสัมมนา (ถอดเทปจากการสัมมนา)
คำกล่าวรายงานสรุปและคำกล่าวปิดการสัมมนา
ภาคผนวก
ประวัติวิทยากร
หนังสือเชิญวิทยากร
หนังสือเชิญประธานเปิดการสัมมนา
หนังสือเชิญผู้เข้าร่วมสัมมนา
แผนการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่าย
งบดุลหรือบัญชีสรุปรายการค่าใช้จ่ายในการสัมมนา
ผลการประเมินการจัดสัมมนา ฯลฯ

ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารสรุปผลการสัมมนา
เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสัมมนา ได้ข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
เป็นข้อมูลเพื่อใช้ในด้านต่างๆ เพื่อเพิ่มพูนประสบการณ์ในการเรียนรู้และเพิ่มเติมวิสัยทัศน์ให้กว้างไกล
เผยแพร่แนวความคิดหนทางแก้ไขอันเป็นประโยชน์ต่อทั้งการศึกษาและสังคมโดยส่วนรวม
เป็นการเผยแพร่ชื่อเสียงของหน่วยงานที่จัดสัมมนา

บทสรุป

การจัดทำเอกสารการสัมมนา เป็นความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดสัมมนา
โดยฝ่ายเลขานุการหรือฝ่ายที่ได้รับมอบหมาย จะต้องดำเนินการให้พร้อมก่อนการสัมมนา ได้แก่
การเขียน จำเป็นจะต้องมีความละเอียดอ่อนในการเขียน และคำนึงถึงผู้อ่านเสมอ มีการทบทวนการเขียน พิจารณาให้เหมาะสม แก้ไขให้ถูกต้อง เช่น
ใช้ถ้อยคำที่สุภาพ
สละสลวย สั้น กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย ตรงประเด็น
ข้อมูลครบ ครอบคลุมหัวข้อการสัมมนา
สะกดตัวอักษรได้ถูกต้อง
มีรูปเล่มทันสมัย น่าอ่าน กะทัดรัด น่าสนใจ มีภาพประกอบ ฯลฯ